BPOとは？意味やアウトソーシングとの違いとメリットデメリットについてもわかりやすく解説。

社内で専門的な業務が発生した際、従業員に知識がないと時間と労力を浪費してしまいます。
例えばこういった経験はありませんか？

「システムの運用・保守に必要な知識を持った人材が少なく、業務効率が悪い」

このような事態を避け、業務効率化を目指すため「BPO」を導入する企業が増えています。
BPOとはアウトソーシングの一つで、社内の業務を一括して外部に業務を委託することです。

本記事では、このような疑問を解消していきます。

・BPOって何？アウトソーシングと何が違うの？ ・BPOを導入するメリット・デメリットを知りたい

BPOについて簡単に理解したいという方は、ぜひ本記事をご参考ください。
では、早速BPOとは何かから説明していきます。

そもそもBPOとは？

BPOとは「Business Process Outsourcing」の頭文字を取った名称で、経理や情報システムなどの業務を一括して外部の企業へ委託することです。

一般的にアウトソーシングは、自社業務の一部を切り出して外部に委託することを意味します。BPOはアウトソーシングの一つですが、業務設計から分析・改善までを一括して外部業者に委託することが特徴です。例えば、企業内で「営業」「事務業務」「コールセンター」「システム開発」の業務プロセスがあり、企業内には「システム開発」の専門知識を持つ人がいないとします。

専門知識ないにも関わらず、企業内の人員に「システム開発」を行わせると、その人は他の業務に集中して取り組めないですね。また作業のノウハウもないため非常に効率が悪いです。

そこで外部の専門的な機関に「システム開発」業務を委託することで、社内の人員はコア業務に注力でき、生産性が格段に上がります。この委託方法を「BPO」と呼びます。

BPOとアウトソーシングの違いについて

BPOは企業の部署業務そのものを外部委託するのが基本的な考え方であり、アウトソーシングは企業における部署の業務の一部を切り出して外部委託することを指します。

BPOの場合 ・企業内で完成されていない業務プロセスを委託する ・業務改善を通した企業の課題解決 ・継続的な委託が多い

 

一般的なアウトソーシングの場合 ・企業内で完成された業務プロセスの一部を委託する ・人手不足の解消 ・一時的な委託も多い

 

一般的にアウトソーシングは人手不足の解消のため、一時的に依頼するイメージが強いですが、BPOの本質は「外部委託」ではなく「業務改善」であるといえます。

BPOのメリット・デメリット

BPOへの理解が深め、効果的に活用するために、こちらではBPOのメリット・デメリットを紹介します。

 

BPOのメリット

従来のアウトソーシングでも、一つの業務だけで見た場合のコスト削減はある程度できますが、業務を一括して継続的に外部委託しますので、長期的にも企業へのメリットは高まります。

BPOのメリットは主に3つ挙げられます。

・業務効率と生産性の向上 ・人件費や設備面でのコストカット ・業務品質の改善・向上

 

業務効率と生産性の向上

BPOで外部委託の対象となる業務は、ルーティンワークが多く非効率となっている場合があります。そのような業務を一括してBPOで外部委託することができれば、業務効率が良くなり生産性向上につながります。

また、ソフトウェア開発やシステム運用についても専門業者にBPOすることができれば、より早くシステムの完成が望め、開発後のトラブル対応から自社の業務を切り離すこともできます。

 

人件費や設備面でのコストカット

一般的に業務におけるコストには人材費や設備費などがあり、それらを自社が負担することを考えるとBPOを導入した方が大幅なコスト削減が見込まれます。また、業務量の増加によって人材も確保しなくてはいけない場合、人員増加に対しての費用も必要になりますが、BPOを導入するとそのような費用削減も可能となります。

 

業務品質の改善・向上

基本的にBPOを導入する目的は「ノウハウを持ったプロによる業務改善」であり、多くの場合委託する業務に専門的な知識を持つ会社に依頼するため、質の高いサービスを受けることができます。

人事や経理、ITなどの専門的な知識を持ったプロが業務を担当することで、最新技術の導入なども速やかに行うことができるので、結果的に業務品質も向上するでしょう。

 

BPOのデメリット

上述したメリットから何も考えずにBPOを導入してしまうと、以下のようなデメリットが発生する可能性があります。

こちらではBPOのデメリットを2つご紹介します。

 

業務を自社へ戻すことが困難

委託先の企業がサービス停止などの理由により業務を社内に戻すことになると、再度リソースやコストをかけてノウハウを蓄積させていく必要があるため、業務を自社へ戻すことが困難となってしまいます。

そのため、BPOする業務に対して業務報告書の提出を定期的に行うなどの対策を行う必要があります。

 

情報漏洩のリスク

BPOに限ったことではありませんが、外部に業務を委託する場合、情報漏洩のリスクが懸念されます。

BPOは業務フロー自体を外部委託するため、顧客情報や企業機密を取り扱うケースが多くなりますので、顧客情報や企業機密をなるべく取り扱わない業務を委託することが必要となります。

適切なBPO委託先を見つけましょう

本記事では、BPOとは何か、アウトソーシングとの違い、そしてBPOのメリット・デメリットについて紹介しました。

少子高齢化やコロナウィルスにより、企業の社員数も減少傾向の中で業務改善や生産性の向上は大きな課題となっています。一方、目まぐるしく進化し続ける現代社会において、外部から新しいノウハウを取り入れることは、企業の成長に繋がることも事実です。

企業の課題解決や成長に向けてBPOを取り入れることは大きな一歩と言えるでしょう。

BPOを導入する際は、「BPOがどんなサービスであるか」「自社における課題」を認識し、それにあったBPO業者の選定が必要不可欠です。導入目的をはっきりさせて、適切な委託先を見極めましょう。